Problemy płynnościowe w firmie – jak nimi zarządzać z perspektywy drugiej strony

Etyczne podejście do kwestii windykacji zobowiązań

Płynność finansowa to kluczowy element zarządzania firmą, niezależnie od jej wielkości czy branży. Problemy z płynnością mogą dotknąć każdego przedsiębiorcę, a ich skutki mogą być katastrofalne, prowadząc nawet do bankructwa. Sposób na wyjście z problemów finansowych zależy od danej sytuacji i często wymaga dość dużych zmian w funkcjonowaniu firmy.

W tym artykule przedstawimy nasze podejście do kwestii płynnościowej partnerów, z którymi współpracujemy i jak możemy im pomóc, będąc co tu dużo mówić “uwikłani” w te problemy, kiedy nie otrzymamy w terminie swojego wynagrodzenia.

Które firmy może dotknąć problem płynności finansowej i dlaczego on występuje?

Na to pytanie możemy odpowiedzieć bardzo krótko – wszystkie. Czasowy bądź trwały brak płynności finansowej i niemożność spłaty zobowiązań to problem powszechny, który na pewnym etapie dotyka każdą firmę, bez względu na intencje. W tym miejscu warto zadać pytanie, skoro problem ten dotyczy każdej firmy, to jaki w zasadzie jest powód problemów płynnościowych?

Zacznijmy od tego, że biznes to nie symulacja, to prawdziwe życie, w którym musimy zarobić pieniądze, aby być w stanie funkcjonować na rynku. Co więcej, nie wystarczy pozyskać środki, ale także należy nimi odpowiednio zarządzać. Jeśli brakuje nam tej umiejętności (lub doświadczenia), w pewnym momencie nasze koszty mogą zacząć przewyższać przychody. W tym momencie zaczyna się problem, ponieważ brakuje nam środków na spłatę wszystkich zobowiązań, a nasza płynność zostaje zaburzona.

Niemniej czy nieumiejętne zarządzanie zasobami to jedyna przyczyna problemów z płynnością? Absolutnie nie. Co w sytuacji, kiedy racjonalnie zarządzamy naszym biznesem, a to nasi partnerzy czy kontrahenci z jakiegoś powodu nam nie zapłacą? Gdy nasza firma polega na kilku kluczowych klientach, to ryzyko wzrasta. Problemy finansowe jednego z nich mogą negatywnie wpłynąć na całą działalność, a nie jest żadną tajemnicą, że z naszej strony nie mamy żadnej kontroli nad innymi firmami. Możemy kontrolować wyłącznie nasze działania.

Na problemy finansowe firm wpływ ma także sama w sobie “wartość pieniądza”. Żyjemy w czasach, gdzie na porządku dziennym jest kreacja pustego pieniądza, łatwość w dostępie do kredytów czy ogólny problem z oszczędzaniem. Sprzyja to niegospodarności i kruchości całego systemu, ale to temat na zupełnie osobny artykuł…

Rozważając temat przyczyn z płynnością, nie można pominąć też jednej kluczowej kwestii – braku poduszki finansowej. Część przedsiębiorców „rzuca się na głęboką wodę”, nie posiadając w zanadrzu koła ratunkowego, które utrzymało by ich na powierzchni w przypadku zachłyśnięcia. Ich przetrwanie uzależnione jest od pożyczek czy podmiotów zewnętrznych, których ewentualne problemy pociągną na samo dno również innych.

Czy możemy przygotować się na problemy płynnościowe?

Jak wspomnieliśmy wcześniej – problemy płynności finansowej to coś, co zna (lub pozna) każda firma. Pozostaje zatem kluczowe pytanie, jak się do tego przygotować, bo to że możemy się przygotować, nie ulega żadnym wątpliwościom.

Po pierwsze wiele zależy od naszego podejścia. Czy zawsze będziemy optymistycznie nastawieni do tego, że nasi partnerzy nam zapłacą, czy zawczasu przygotujemy się na to, że możemy nie otrzymać naszych należności. W tym miejscu powracamy do wspomnianej poduszki finansowej, czyli naszego koła ratunkowego na wypadek problemów finansowych naszych partnerów.

Po drugie możemy podejmować współpracę z tymi kontrahentami, którzy podzielają nasze podejście, a ich strategia finansowa również zakłada scenariusz, że nie otrzymają swoich należności na czas. I tutaj jest to również zabezpieczenie dla nas, że w momencie, kiedy problemy płynnościowe dotkną naszej firmy, kontrahenci nie będą za wszelką cenę wyciskać z nas ostatnich oszczędności, a wspomogą nas w powrocie do optymalnej kondycji finansowej.

Odzyskanie należności za wszelką cenę nie jest najlepszym rozwiązaniem

Jeśli my lub nasi partnerzy wpadną w problemy płynnościowe, to wzajemne wyszarpywanie sobie pieniędzy na niewiele się zda, ciężko przecież zapłacić za cokolwiek, jeśli nasz portfel świeci pustkami. Jedyne co moglibyśmy zrobić, to uparcie przypominać o należnościach i trafić „na szczyt kolejki dłużników”, co jednak nie jest gwarantem odzyskania pieniędzy, a dodatkowo może mocno nadszarpnąć (o ile nie zrujnować) nasze wzajemne relacje.

Trzeba również przyznać, że podejście takie byłoby mocno egoistyczne, co jest sprzeczne z pojęciem rynku, którego założeniem jest zaspokajanie potrzeb wszystkich uczestników rynku, a nie wybranych jednostek. Tym samym możemy dostrzec, że droga ta nie prowadzi do niczego.

Zastanówmy się jednak nad tym, jakby wyglądał problem płynności finansowej, gdybyśmy odwrócili powyższą sytuację o 180 stopni. Zamiast naciskać na siebie nawzajem, każdy z partnerów byłby gotowy zrezygnować ze swoich roszczeń względem drugiej strony, co pozwoliłoby stanąć jej na nogi. Niemniej wizja ta jest możliwa tylko wtedy, kiedy każdy z partnerów ma to samo podejście do prowadzenia biznesu i jest zabezpieczony poduszką finansową lub innymi narzędziami.

Czy scenariusz “odpuszczenia” należności jest realny?

Powyższy scenariusz jest dość optymistyczny, ale jednocześnie czy nie wydaje się być logiczny? Załóżmy, że nie otrzymaliśmy naszych należności i postanawiamy naciskać na naszego partnera. Po kilku próbach nadal spotykamy się z odpowiedzią, że nie ma on odpowiednich środków, aby nas spłacić. Sięgamy więc po „grube działa” i kierujemy sprawę do aparatu państwowego (prawnik/sąd/komornik). Z czym to się wiąże? Nasz kontrahent nadal nie ma środków, aby nas spłacić, a dodatkowo odciągnęliśmy jego uwagę od biznesu i zarabiania, wydłużając tym samym ścieżkę do odbudowy kondycji finansowej. Proces ten jest bardzo długi, niepewny co do rezultatu i w dodatku bazuje na przymusie, który nie buduje uczciwych relacji.

Tutaj ponownie wracamy do naszego zabezpieczenia finansowego. Jeśli nasz partner nie ma możliwości zapłacenia nam, możemy “spłacić jego należności” z naszej własnej poduszki finansowej. Nie znaczy to, że oddajemy mu fizyczne pieniądze, tylko informujemy, że skoro nasz partner i tak nie ma tych pieniędzy, a dla nas są wtedy jedynie “zapisem księgowym” to skorygujemy mu należności, a to od niego zależy czy jak stanie na nogi to poprosi o ponowne wystawienie faktury za wykonane usługi.

Wówczas my nadal funkcjonujemy (mając swoją poduszkę płynnościową), a partnerowi łatwiej jest odbudować swoją płynność. Naturalnie możemy też nadal prowadzić współpracę jeśli oczywiście mamy ku temu możliwości (np. mamy już opłaconych pracowników, którzy nie mają zapełnionych swoich mocy przerobowych, a długotrwała rentowność współpracy jest dla nas zadowalająca).

Jaką zatem mamy korzyść z tego, że „odpuściliśmy” naszemu partnerowi? A no taką, że kiedy tylko powróci on na odpowiednie tory, a jego kondycja finansowa ulegnie poprawie, wróci do nas z wdzięcznością za okazaną pomoc, ureguluje zaległe zobowiązania (a nawet może z nawiązką). Co więcej, może to dodatkowo poprawić nasze relacje i sprawić, że zyskamy lojalnego partnera na przyszłość. Oczywiście nie możemy z góry zakładać, że tak się właśnie stanie, ale samo tego typu podejście stanowi swoistą przewagę konkurencyjną i wyróżni naszą firmę na rynku. W końcu oferujemy coś więcej niż tylko współpracę, oferujemy bezpieczeństwo i pomoc.

A co w sytuacji, kiedy ktoś będzie chciał wykorzystać naszą dobroć?

Zastanówmy się jeszcze nad jednym scenariuszem. Jesteśmy uczciwi, otwarci na współpracę i postrzegamy biznes jako coś więcej, niż tylko zarabianie pieniędzy. Jeden z naszych kontrahentów wpada w tarapaty finansowe, więc zgodnie z naszymi przekonaniami wyciągamy do niego pomocną dłoń, umarzając jego zobowiązania. Sytuacja ta powtarza się jednak po raz kolejny i kolejny. Co w takiej sytuacji, kiedy druga strona zacznie nadmiernie wykorzystywać naszą dobroć?

W tym miejscu należy postawić jedno kluczowe pytanie – jaki sposób dobieramy swoich partnerów i dlaczego z nimi współpracujemy? W końcu nikt nie może zmusić nas do współpracy z inną firmą. To my podejmujemy decyzję odnośnie tego, z kim działamy w jednej drużynie. Dobieramy zatem kontrahentów, którzy wyznają te same zasady co my i którym zależy na tym, abyśmy wspólnie osiągali korzyści z tej współpracy. Jeśli zatem działamy razem, mierzymy wzajemnie rentowność tej współpracy i jest ona obopólnie korzystna, to jest sytuacja idealna. Kiedy jednak rentowność współpracy spada i kończą się nam moce przerobowe, wówczas jest to znak, że nasza współpraca powinna zostać przeorganizowana lub musi się zakończyć.

Płynność finansowa firmy, a jakość jej pracy

Rozszerzając temat rentowności, warto poruszyć jeszcze kwestie mocy przerobowych, które pojawiły się już w naszych rozważaniach. Każda firma ma jakieś moce przerobowe (zasoby w postaci maszyn czy pracy ludzkiej), które określają jej możliwości. 

Jeśli nasze moce przerobowe są zapełnione w 100%, a otrzymujemy zapytania odnośnie współpracy od nowych firm czy klientów, wówczas aby utrzymać jakość, musimy zastanowić się nad zakończeniem współpracy z jednym z obecnych partnerów. Jest więc dla nas korzystne zakończyć najmniej rentowną współpracę uwalniając moce przerobowe.

Jednak co w sytuacji, kiedy nasze moce przerobowe nie są w pełni zapełnione, na horyzoncie nie mamy aktualnie nowych partnerów, a nasz obecny partner nie jest w pełni rentowny? To już zależy od indywidualnego podejścia, jednak z naszej perspektywy zakończenie z nim współpracy nie musi wcale być koniecznością. W końcu my także zatrudniamy ludzi, którzy wykonują jakąś określoną pracę, przez określony czas, a my musimy im tę pracę zapewnić, a następnie za nią zapłacić. Jeśli zatem nasze moce przerobowe nie są maksymalnie obciążone, lepszą opcją jest zachowanie nawet mniej rentownych klientów, niż zakończenie z nimi współpracy i zostanie z niczym.

Pozostaje jednak kwestia jakości pracy. Czy to, że klient jest mniej rentowny oznacza, że możemy obsługiwać go bardziej pobieżnie i nie przykładać tak dużej wagi do jakości, co w przypadku bardziej rentownych klientów? Zastanówmy się, jakby wyglądało to w drugą stronę. Czy my będąc klientem oczekujemy, że za każdym razem będziemy obsłużeni z tak samo wysoką jakością, czy jednak nie przeszkadzałoby nam, że jakość uzależniona by była od dnia czy pieniędzy? Odpowiedź raczej jest prosta. Oczywiście, w przypadku usług utrzymanie stałej jakości jest zadaniem trudnym, w końcu usługi nie są taśmą produkcyjną, która wykonuje działania na zasadzie „kopiuj i wklej”. Ale z drugiej strony, firma oferująca usługi, podobnie jak taśma produkcyjna, posiada w zanadrzu odpowiednie narzędzia i technologie, które są w stanie zapewnić optymalną jakość usług. Jednak nawet jeśli te narzędzia istnieją, to czy firmy zawsze z nich korzystają? Nierzadko firmy usługowe nie zarządzają utrzymaniem swojej jakości, a oceniają ją „na oko”. Dopiero, gdy osiąga ona niebezpiecznie niski poziom (niedotrzymywanie terminów, błędy czy inne symptomy pogorszenia jakości), pojawia się jakaś reakcja.

Naturalnie utrzymanie jakości zależy też od wielu zmiennych. W sytuacji, gdy firma nagle w krótkim czasie ma napływ wielu klientów, pojawia się ogromny popyt na usługę, może okazać się problematycznym, aby utrzymać równie wysoką jakość co wcześniej. Dlatego też tak ważne jest, aby stale monitorować możliwości mocy przerobowych firmy i nie brać na siebie więcej, niż jesteśmy w stanie udźwignąć. Oczywiście to może być trudne, w końcu jak odmówić klientom, którzy masowo do nas przychodzą? Mamy ich odesłać i pozbawić się możliwości dodatkowego zarobku? Tutaj ponownie wszystko zależy od naszych intencji. Jeśli jesteśmy firmą, której zależy tylko na zysku, a pomoc innym i jakość obsługi to kwestie drugorzędne, zapewne nie odmówimy nikomu. Jeśli biznes to dla nas coś więcej niż tylko pieniądze, a mianowicie zależy nam również na pomaganiu innym i obsłudze naszych klientów na najwyższym poziomie, wówczas najpierw przeanalizujemy nasze możliwości i dopiero podejmiemy decyzję odnośnie współpracy.

Tutaj też wracamy do tematu poduszki finansowej, bo będąc zabezpieczonym na tym polu, bardziej skupimy się na drugiej stronie niż na “strategii przeżycia”.

Czy istnieje etyczna forma windykacji?

Opisane powyżej podejście może wydawać się czymś wyjątkowym czy trudno osiągalnym. Ale z drugiej strony czy podejście, że przygotowując się wcześniej na niepłacącego partnera i zakładając z góry, że nie odzyskamy należności jest aż tak niemożliwe do wdrożenia w DNA biznesu?

Dlatego też tak istotnym jest, aby odpowiednio zarządzać swoją pracą, finansami oraz podejściem do kontrahentów, ale także szukać ludzi, którym możemy pomóc i którzy tą pomoc docenią i będą w stanie nam to wynagrodzić w przyszłości.

Kończąc rozważania na temat płynności finansowej w biznesie warto przytoczyć kilka rad.

Zarządzając firmą powinniśmy:

• po pierwsze zabezpieczyć swoje finanse osobiste, żebyśmy nie musieli się martwić o to, czy z firmy będą przychody, czy chwilowo ich nie będzie,
• po drugie musimy zabezpieczyć finanse firmowe w postaci poduszki płynnościowej, która pomoże nam bezpiecznie funkcjonować nawet w przypadku problemów naszego partnera,
• po trzecie zarządzać swoimi zasobami firmowymi, żeby móc utrzymywać cały czas najwyższą i powtarzalną jakość,
• po czwarte liczyć rentowność działań, żeby świadomie wiedzieć kiedy opłaca się naszej firmie obsługiwać danego partnera, a kiedy czas na zakończenie współpracy

I dopiero jeżeli o to wszystko zadbamy, to możemy w spokoju podejść do tematu etycznej windykacji, pozbawionej przymusu egzekwowania za wszelką cenę naszych należności, budując przy okazji długotrwałe i wartościowe relacje biznesowe.

Powyższy artykuł bazuje na rozmowie o etycznej windykacji na kanale YouTube @nabiciwseo:
„UCZCIWA WINDYKACJA – jak SKUTECZNIE wyeliminować zatory płatnicze? (nie tylko w branży SEO)„

Akcja społeczna „NabiciwSEO”

Akcja społeczna NabiciwSEO ma na celu edukację przedsiębiorców oraz konsumentów w zakresie uczciwego podejścia do biznesu, a w szczególności do usług SEO. Celem jest zwiększenie świadomości na temat wyboru rzetelnych wykonawców oraz unikanie negatywnych doświadczeń związanych z usługami pozycjonowania.

Na koniec zachęcamy do refleksji nad swoimi doświadczeniami związanymi z finansami firmy oraz problemami płynnościowych.